○東村山市議会事務局処務規程

平成18年3月31日

議会規程第1号

東村山市議会事務局処務規程(昭和42年東村山市議会規程第2号)の全部を改正する。

(目的)

第1条 この規程は、東村山市議会事務局設置条例(昭和42年東村山市条例第25号)第3条の規定に基づき、東村山市議会事務局(以下「事務局」という。)の組織、分掌事務その他必要な事項を定めることを目的とする。

(係の設置)

第2条 事務局に次の係を置く。

庶務係

議事係

(職員)

第3条 事務局に、事務局長(以下「局長」という。)のほか、次の職員を置く。

事務局次長(以下「次長」という。)

事務局次長補佐(以下「次長補佐」という。)

係長

書記

その他の職員

2 前項に定める職員のほか、事務局に主査を置くことができる。

(職務)

第4条 局長は、議長の命を受け、事務局の事務を掌理し、所属職員を指揮、監督する。

2 次長は、上司の命を受け、事務局の事務を掌理し、局長に事故あるときは、その職務を代理する。

3 次長補佐は、次長を補佐し、事務局内の連絡調整に当たり、担任の事務をつかさどり、所属職員を指揮する。

4 係長(主査を含む。)は、上司の命を受け、係の事務又は担任の事務を処理する。

5 書記及びその他の職員は、上司の命を受け、事務に従事する。

(分掌事務)

第5条 各係の分掌事務は、おおむね次のとおりとする。ただし、局長が必要と認めたときは、分掌以外の事務を取り扱わせることができる。

庶務係

(1) 公印の管理に関すること。

(2) 議員の身分及び資格得失に関すること。

(3) 議員報酬、費用弁償及び諸給与に関すること。

(4) 議員共済会及び公務災害に関すること。

(5) 各種行事及び交際に関すること。

(6) 議長会等に関すること。

(7) 政務活動費に関すること。

(8) 広報広聴に関すること。

(9) 議会図書に関すること。

(10) 傍聴に関すること。

(11) 予算の立案及び経理に関すること。

(12) 文書の収受、発送、整理及び保存に関すること。

(13) 備品及び消耗品の管理受払いに関すること。

(14) 訴訟に関すること。

(15) 事務局の庶務に関すること。

議事係

(1) 本会議に関すること。

(2) 常任委員会、議会運営委員会及び特別委員会に関すること。

(3) 協議会、公聴会及び諸会議に関すること。

(4) 会議記録の作成、整理及び保存に関すること。

(5) 発言通告に関すること。

(6) 請願及び陳情の受理及び処理に関すること。

(7) 会議の議決事項の処理及び諸般の報告に関すること。

(8) 議決証明に関すること。

(9) 議員提出議案及び委員会提出議案の処理に関すること。

(10) 政策提案及び議会改革に関すること。

(11) 議会及び市政全般の調査及び資料の収集に関すること。

(事務の決裁)

第6条 事務は、すべて議長の決裁を得て執行しなければならない。

(局長及び次長の専決事案)

第7条 前条の規定にかかわらず、局長及び次長の専決できる事案は、次のとおりとする。ただし、異例に属する事案及び必要と認める事案については、議長の指揮を受けなければならない。

局長

(1) 事務局内の事務の総合調整に関すること。

(2) 次長の出張命令、休日勤務命令及び研修に関すること。

(3) 次長の休暇、欠勤その他諸願届の処理に関すること。

(4) 次長の事務引継ぎに関すること。

(5) 議決議案、会議録の抄謄本の証明発行等に関すること。

(6) 公印の管守に関すること。

(7) 前各号に掲げるもののほか、議長の決定事項に属さない重要な事項に関すること。

次長

(1) 局長及び次長を除く職員(第3号及び第4号において単に「職員」という。)の宿泊を伴う出張命令、時間外勤務命令、休日勤務命令及び研修に関すること。

(2) 次長補佐の出張命令に関すること。

(3) 職員の休暇、欠勤その他諸願届の処理に関すること。

(4) 職員の事務引継ぎに関すること。

(5) 軽易な事項についての調査、報告、通知、照会及び回答に関すること。

(6) 経理並びに備品及び消耗品の管理受払いに関すること。

(7) 前各号に掲げるもののほか、定例的又は軽易な事項の処理に関すること。

2 局長及び次長は、専決した場合において、報告の必要があると認められるときは、適宜の方法により、その専決した事項を上司に報告しなければならない。

3 市長の権限に属する事務の一部補助執行に係る局長、次長、次長補佐及び係長(主査を含む。)の専決事案は、東村山市事案決定規程(昭和43年東村山市規程第1号)の定めるところによる。

(代決)

第8条 局長の専決を受けるべき事案について、局長が不在のときは、次長(次長が不在のときは次長補佐)がその事案を代決することができる。

2 次長の専決を受けるべき事案について、次長が不在のときは、次長補佐(次長補佐が不在のときは次長があらかじめ指定する係長)がその事案を代決することができる。

(代決できる事案)

第9条 前条各号の規定により代決することができる事案は、あらかじめその処理について特に指示を受けたもの、又は緊急やむを得ず至急に処理しなければならない事案に限るものとする。

(代決事案の報告)

第10条 前2条の規定により代決した場合は、当該決裁権者の決裁欄に押印し、代決の表示をするとともに、あらかじめ指示を受けた事案及び軽易な事案を除き、速やかに上司に報告し、又は関係文書を閲覧に供しなければならない。

(文書の取扱い)

第11条 文書の保存年限は次のとおりとし、分類は別表による。

永年保存

10年保存

5年保存

3年保存

1年保存

2 文書の取扱いに関してこの規程に定めるもののほかは、東村山市文書管理規程(昭和38年東村山市規程第1号)を準用する。

(起案及び供覧)

第12条 すべて事案の処理は、文書による。

2 文書の起案及び供覧(以下「起案等」という。)は、起案書(第1号様式)又は報告・復命書(第2号様式。以下「起案書等」という。)を用い、東村山市公文例規程(平成元年東村山市規程第13号)の例により、平易で、かつ、簡潔明瞭な文書をもって行わなければならない。ただし、軽易な事案に係る起案等については、起案書等を用いず、その文書の余白に閲覧者押印欄を設けて、回付することができる。

(文書類の閲覧交付)

第13条 文書類は、議長の承認を得ないでこれを他に示し、又はその謄本等を与えてはならない。

(合議等)

第14条 市長その他市の執行機関に関係する事案は、関係者に合議又は供覧しなければならない。

2 前項の事案につき関係者に協議してもその議が整わないときは、議長の指揮を受けなければならない。

(その他必要な事項)

第15条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、局長が議長の承認を得て別に定める。

附 則

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成20年3月25日議会規程第1号)

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年9月1日議会規程第2号)

この規程は、平成20年9月1日から施行する。

附 則(平成21年7月2日議会規程第1号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成25年2月28日議会規程第1号)

この規程は、平成25年3月1日から施行する。

附 則(平成27年3月27日議会規程第1号)

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成30年3月30日議会規程第1号)

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

別表(第11条)

文書分類・保存表

 

処務

本会議

委員会

請願・陳情等

永年

議員名簿

議会役員名簿

規則・規程等原簿

市議会だより綴

会議録

招集議決報告

議案関係

議案等索引簿

常任委員会記録

特別委員会記録

議会運営委員会記録

 

10年

 

 

 

5年

議員共済会会員台帳

議員共済会会員得喪関係

議員報酬関係

政務活動費

議長交際費

議長会関係

事務組合関係

各種協議会関係

議決謄抄本交付簿

全員協議会関係

本会議処務

委員会処務

広報広聴委員会処務

請願・陳情等綴

請願・陳情等受付処理簿

3年

議長行事

調査・回答関係

 

 

 

1年

傍聴関係

図書貸出簿

雑件

雑件

雑件

雑件

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東村山市議会事務局処務規程

平成18年3月31日 議会規程第1号

(平成30年4月1日施行)