○東村山市教育委員会文書管理規程

平成11年3月31日

教育委員会規程第3号

(目的)

第1条 この規程は、東村山市教育委員会事務局及び教育機関(東村山市教育委員会事務局組織規則(平成9年東村山市教育委員会規則第5号。以下「組織規則」という。)第2条第3項に定める機関をいう。以下同じ。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めることにより、文書事務の適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職務上作成し、又は取得した文書、図画等の書類をいう。

(2) 部 組織規則第2条第1項に規定する部をいう。

(3) 課 組織規則第2条第2項に規定する課及び教育機関をいう。

(4) 部長 組織規則第3条第1項に規定する部長をいう。

(5) 課長 組織規則第3条第1項に規定する課長及び教育機関の長をいう。

(7) 審査 事案決定規程第2条第11号に規定する審査をいう。

(8) 協議 事案決定規程第2条第12号に規定する協議をいう。

(9) 収受文書 収受の処理をした文書をいう。

(10) 起案文書 事案の決定のための案を記載した文書をいう。

(11) 供覧文書 組織内において閲覧に供するため第15条の規定により回付する文書で意思決定を伴わないものをいう。

(12) 文書所在管理システム 東村山市文書管理規程(昭和38年東村山市規程第1号。以下「市文書管理規程」という。)第2条第12号に規定する文書所在管理システムをいう。

(文書取扱いの原則)

第2条の2 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が円滑適正に処理されるようにしなければならない。

2 文書は、常に整理し、その所在及び処理の状況を明らかにして、紛失、盗難、損傷等を防止しなければならない。

(文書主任の設置)

第3条 課に文書主任を置く。

2 文書主任は、課長が任命する。

3 課長は、文書主任を任命したときは、速やかに総務課長(市文書管理規程に規定する総務課長をいう。以下同じ。)に報告しなければならない。

(文書主任の職務)

第3条の2 文書主任は、課長の命を受け、その所属する課における次の各号に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の登録管理に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務の進行管理に関すること。

(4) 文書の整理、保管、移換え、引継ぎ、移管及び廃棄に関すること。

(5) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

(文書の持ち出し等の禁止)

第4条 文書は、法令等に特別の定めがある場合を除くほか、主管課長(第21条で準用する市文書管理規程第30条の規定により総務課に引き継いだ文書については、主管課長及び総務課長)の承認を受けなければ、庁外に持ち出してはならない。電磁的記録を磁気媒体又は電子メール等を用いて、庁外に持ち出し、若しくは発信するときも、同様とする。

(文書の登録)

第5条 収受し、又は発信する文書(以下「受発文書」という。)、起案文書及び供覧文書は、各課において、その日付、件名等の指定された事項を、文書所在管理システムに登録しなければならない。ただし、受発文書のうち、第8条の規定に基づく関連文書及び簡易な文書は、この限りでない。

(特例管理帳票)

第5条の2 前条の規定にかかわらず、同種の文書を定例的に処理する場合においては、文書所在管理システムによる登録に代えて当該文書を管理するための帳票(以下「特例管理帳票」という。)を使用して当該文書の管理を行うことができる。

2 特例管理帳票の使用については、市文書管理規程第3条の5に定めるところによる。

(文書番号)

第6条 前2条の規定により登録した文書には、文書番号を記載しなければならない。

2 文書番号は、文書所在管理システムに登録した文書については当該登録番号とし、特例管理帳票に登録した文書については会計年度による逐一番号とする。

(文書の記号)

第7条 前条の規定により文書番号を記載する受発文書には、その文書番号の前に、会計年度の数字並びに東村山市、教育委員会、教育部及び各課の頭文字、「収」又は「発」の文字を合わせた記号を付けなければならない。ただし、収受文書で関連文書の往復等をする必要がないものは、この限りでない。

2 前項の規定により文書の記号を定める場合において、同一の記号が生じたときは、同項の規定にかかわらず、関係課長は教育政策課長に協議し、そのいずれかについて新たな記号を定めるものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、特例管理帳票を使用する場合の文書の記号は、第1項又は前項の規定により定める文書の記号に当該特例管理帳票に係る事案を表示する一字を加えたものをもって定めるものとする。

(収受文書に基づく関連文書の記号及び文書番号)

第8条 前2条の規定にかかわらず、収受文書の発信人等に関連文書の往復等を行う必要があるとき、又は収受文書に基づいて発するときは、当該関連文書には当初の収受番号の記号を用い、かつ、文書番号は当初の収受文書の文書番号にその順序により「の2、の3」の枝番号を付さなければならない。

(到達文書の配布)

第9条 市文書管理規程第5条第1項に定めるところにより総務課長が収受し、処理した文書で、東村山市教育委員会(以下「委員会」という。)内の主管課が不明であるものについては、教育政策課長が受領し、関連する課に配布する。

2 各課に直接到達した文書は、当該主管課長が市文書管理規程第5条第1項各号の定めに準じて取り扱わなければならない。

(起案)

第10条 すべての事案の処理は、文書による。

2 起案は、市文書管理規程第9条の2に定める起案書を用い、東村山市公文例規程(平成元年東村山市規程第13号)の定めるところに従って、平易で、かつ、簡潔明瞭な文書をもって行わなければならない。

(文書の発信者名)

第11条 発信する文書(対内文書を除く。)は、委員会名又は教育長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により、部長名又は課長名を用いることができる。

2 対内文書には、職名のみを用い、氏名は省略することができる。

(起案文書の回付)

第12条 起案文書の回付は、すべて流れ方式によるものとする。ただし、特に緊急又は秘密の取扱いを要する起案文書その他重要な起案文書は、内容を説明することのできる職員が持ち回って決裁を得ることができる。

(審査)

第13条 起案文書の審査は、主管に係る文書主任が行うものとする。ただし、例規の制定又は改廃に関する事案については、当該文書主任のほか、教育政策課長の審査を受けるものとする。

2 前項の規定により審査を行った者は、起案文書を修正する必要があると認めるときは、その旨を指示して起案をした者に返付するものとする。ただし、軽易な修正にとどまるものについては、これを修正して回付することができる。

(協議)

第14条 主管課以外の課及び他の執行機関に属する部課に関連する起案文書で、当該関係部課に協議しなければならないものは、当該関係部課との事前調整を積極的に行うものとする。ただし、報告又は通知的な協議は、起案文書の決裁終了後にその回付等により行うものとする。

2 前項の規定により協議した結果が不調であるものについては、部長又は課長の専決事項であっても教育長の決裁を受けなければならない。

(供覧)

第15条 供覧文書は、市文書管理規程第15条の2に定める報告・復命用紙を用い、回付するものとする。ただし、軽易なものについては、その文書の余白に閲覧者押印欄を設けて回付することができる。

2 前項に規定する報告・復命用紙を用いて回付する供覧文書は、文書主任の必要な審査を得なければならない。

3 第12条の規定は、前2項の規定により供覧文書を回付する場合について準用する。

(議案の処理方法)

第16条 委員会に提出する議案は、主管課で起案し、決裁を得て、主管課長から教育政策課長に委員会への提案手続を依頼しなければならない。

(議案番号等)

第17条 委員会提出議案、委員会規則、委員会規程及び公示文は、教育政策課長が各種別ごとに暦年により番号を付し、記録・整理するものとする。

(公印)

第18条 発送する文書の公印については、東村山市教育委員会公印規程(平成4年東村山市教育委員会規程第2号)の定めるところによる。

(対外文書の発送)

第19条 対外文書の発送は、直接発送の必要があるもののほか、郵送便と交換便とに区分して、総務課長に提出する。

(その他の文書処理)

第20条 文書の処理について前各条に定めのない事項は、市文書管理規程第3章(文書の処理)の規定による文書の処理の例により処理するものとする。

(文書の整理、保管、保存及び廃棄)

第21条 文書の整理、保管、保存及び廃棄については、市文書管理規程第4章(文書の整理、保管、保存及び廃棄)の規定を準用する。この場合において、市文書管理規程第26条中「市」とあるのは「委員会」と、「市議会」とあるのは「市議会及び委員会」と読み替えるものとする。

(学校文書の管理等)

第22条 東村山市立学校において管理する文書の整理、保管、保存及び廃棄等については、別に定める。

(その他)

第23条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、教育長が別に定める。

附 則

(施行期日等)

1 この規程は、公布の日から施行し、同日以後において取り扱う文書に係るものから適用する。

(経過措置)

2 この規程の施行の際、現に東村山市教育委員会事務局及び教育機関において保管又は保存する文書は、第17条の規定により保管又は保存する文書とみなす。

附 則(平成13年1月10日教委規程第1号)

この規程は、平成13年4月1日から施行する。

附 則(平成13年4月4日教委規程第8号)

この規程は、公布の日から施行し、この規程による改正後の第6条第1項及び第15条の規定は、平成13年4月1日から適用する。

附 則(平成15年12月5日教委規程第9号)

(施行期日)

1 この規程は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行前にこの規程による改正前の東村山市教育委員会文書管理規程の規定によってなした手続その他の行為は、この規程による改正後の東村山市教育委員会文書管理規程中これに相当する規定があるときは、同規程中の相当規定によってしたものとみなす。

附 則(平成16年3月5日教委規程第1号)

この規程は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成16年8月13日教委規程第4号)

(施行期日)

1 この規程は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この規程による改正後の第13条及び第15条の規定は、この規程の施行の日以後に作成する起案文書又は供覧文書から適用し、同日において現に決裁又は供覧の過程にあるものについては、なお従前の例による。

附 則(平成29年3月30日教委規程第4号)

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(令和3年3月29日教委規程第2号)

この規程は、令和3年4月1日から施行する。

東村山市教育委員会文書管理規程

平成11年3月31日 教育委員会規程第3号

(令和3年4月1日施行)

体系情報
第12編 育/第1章 教育委員会
沿革情報
平成11年3月31日 教育委員会規程第3号
平成13年1月10日 教育委員会規程第1号
平成13年4月4日 教育委員会規程第8号
平成15年12月5日 教育委員会規程第9号
平成16年3月5日 教育委員会規程第1号
平成16年8月13日 教育委員会規程第4号
平成29年3月30日 教育委員会規程第4号
令和3年3月29日 教育委員会規程第2号